一個(gè)新手的博覽會(huì)構(gòu)建指南

?? ? ?建立一個(gè)新的展位可能是一個(gè)艱巨的挑戰(zhàn)，特別是當(dāng)你是一個(gè)行業(yè)的新手或發(fā)出你的第一個(gè)申請(qǐng)。為了幫助您在這個(gè)未知的領(lǐng)域中導(dǎo)航——或者簡(jiǎn)單地復(fù)習(xí)一下RFP的基礎(chǔ)知識(shí)——這里是我的一步一步的指南，以及我在艱難的過(guò)程中學(xué)到的教訓(xùn)。

?? ? ?當(dāng)“新建一個(gè)展臺(tái)”出現(xiàn)在你的任務(wù)清單上時(shí)，這就足以讓大多數(shù)人避而遠(yuǎn)之。畢竟，新建筑意味著你不僅要為公司的一大筆資金投資負(fù)責(zé)，而且你還必須忍受——并承擔(dān)未來(lái)幾年展覽財(cái)產(chǎn)的責(zé)任。你猜怎么著?新手們很不走運(yùn)，因?yàn)閬嗰R遜網(wǎng)站上沒(méi)有一本叫做“傻瓜展臺(tái)”的書(shū)。

?? ? ?所以，當(dāng)我的前同事Marcey Culp、CTSM、CMP和我在幾年前被分配到我們的第一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，一種類(lèi)似恐慌的情緒悄悄潛入了我們的胃里，并在那里居住了大約一年。我們公司當(dāng)時(shí)有兩個(gè)攤位，但它們的狀況很差;此外，它們看起來(lái)完全不同，沒(méi)有為我們的品牌提供連續(xù)性。由于我們即將推出一款新產(chǎn)品，管理層想要在一年多后的一場(chǎng)大型時(shí)裝秀上換一個(gè)新面孔。我們需要建造一個(gè)展臺(tái)，不僅滿足我們的營(yíng)銷(xiāo)需求，而且還可以重新配置大小，從10乘20英尺的直排線到50乘50英尺的島。

?? ? ?更復(fù)雜的是，在管理部門(mén)下令建造新建筑之前不久，我們的展覽館就倒閉了。當(dāng)時(shí)，我們并沒(méi)有試圖與一家新的展覽公司和客戶主管建立關(guān)系，而是簡(jiǎn)單地跟隨我們的AE到一家新公司，然后存儲(chǔ)、維護(hù)并為我們的展覽提供現(xiàn)場(chǎng)管理。因此，當(dāng)我們進(jìn)入booth-building過(guò)程時(shí)，我們是完全新建的新手，而我們的公司與它的展覽館的關(guān)系并不牢固。

?? ? ?當(dāng)我們開(kāi)始這項(xiàng)工作的時(shí)候，我愿意用我的右臂來(lái)做這樣的向?qū)?。很少有人能確切地解釋這一過(guò)程是如何從頭到尾地進(jìn)行的，更不用說(shuō)在這一過(guò)程中是什么策略創(chuàng)造了奇跡——或者悲慘地失敗了。這就是為什么我要告訴你。雖然每個(gè)RFP情況都不同，但是這個(gè)簡(jiǎn)單的指南，包含了我們學(xué)到的有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以幫助您更快更高效地完成新的構(gòu)建。

?? ? ?1。制定時(shí)間表和預(yù)算

?? ? ?我們的第一步是建立一個(gè)基本的時(shí)間表構(gòu)建,包括目標(biāo)在我們的住房必須識(shí)別潛在的展覽,發(fā)送請(qǐng)求信息(RFI),接收響應(yīng)和狹窄,RFP的其余公司問(wèn)題,審查他們的演講,選擇一個(gè)新的展覽,開(kāi)始和完成建設(shè),船首次展示的展臺(tái)。

?? ? ?接下來(lái)，利用從研究、行業(yè)平均面積和過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)中收集到的信息，我們制定了預(yù)算，并向管理層提出了資本支出申請(qǐng)。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):由于這是我們的第一個(gè)構(gòu)建，我們不知道每一步需要多長(zhǎng)時(shí)間，所以我們不能從一開(kāi)始就開(kāi)始我們的時(shí)間表并朝著完成的方向努力。但是我們知道攤位什么時(shí)候要準(zhǔn)備好，所以我們從那天開(kāi)始，然后往回做。我們還為意外的延遲提供了大量額外的時(shí)間，允許我們按時(shí)完成構(gòu)建，即使在此過(guò)程中遇到了一些小挫折。

?? ? ?2。創(chuàng)建一個(gè)工作組并收集信息

?? ? ?有了建設(shè)資金，我們需要設(shè)定目標(biāo)，確定這個(gè)新展臺(tái)的外觀和感覺(jué)。我們很快建立了一個(gè)內(nèi)部的booth-build專(zhuān)責(zé)小組，由我的經(jīng)理、副總裁和品牌經(jīng)理級(jí)的營(yíng)銷(xiāo)代表、商業(yè)集團(tuán)的高級(jí)管理人員、企業(yè)溝通/投資者關(guān)系代表、醫(yī)學(xué)科學(xué)聯(lián)絡(luò)員(我們?cè)谥扑幮袠I(yè))以及銷(xiāo)售管理和財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)鍵人員組成。重要的是我們的團(tuán)隊(duì)除了商業(yè)團(tuán)隊(duì)之外還包括個(gè)人。我們的展位對(duì)公司內(nèi)的其他團(tuán)隊(duì)同樣重要，我們需要所有相關(guān)人員的參與和支持。

?? ? ?然后我們?yōu)樾〗M編制了一份問(wèn)題清單，并安排了一系列會(huì)議來(lái)回答這些問(wèn)題。問(wèn)題包括“你喜歡/不喜歡我們目前的攤位?”、“你希望與會(huì)者在我們的空間內(nèi)進(jìn)行什么樣的旅行?”、“你希望我們的攤位喚起什么樣的感受?”以及“我們必須傳遞什么樣的信息?”經(jīng)過(guò)幾次會(huì)議，我們?yōu)樾抡褂[建立了一份主要目標(biāo)和成果的清單。

?? ? ?在此期間，我們還開(kāi)始收集RFP所需的數(shù)據(jù)，如公司使命陳述、產(chǎn)品樣品、非設(shè)計(jì)相關(guān)需求列表(如員工經(jīng)驗(yàn)級(jí)別、推廣支持能力等)、潘通匹配系統(tǒng)(PMS)標(biāo)識(shí)顏色和使用說(shuō)明等。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):我們的特別工作組的成員總是在路上，把我們的決策者聚集在一個(gè)地方，而且一次幾乎不可能。由于觀看圖像、檢查樣本和簡(jiǎn)單的面對(duì)面交談對(duì)團(tuán)隊(duì)的成功至關(guān)重要，所以我們一直在打一場(chǎng)艱苦的戰(zhàn)斗。因此，我建議建立一個(gè)視頻會(huì)議來(lái)建立一種面對(duì)面交流的假象，或者如果其他方法都失敗了，使用Dropbox來(lái)分享照片和信息，這樣在現(xiàn)場(chǎng)的人仍然可以查看關(guān)鍵數(shù)據(jù)和圖片。

?? ? ?該集團(tuán)的第二個(gè)近乎致命的缺陷是，它難以有效地談?wù)摕o(wú)形資產(chǎn)，比如我們希望客戶如何看待我們的品牌，以及我們希望我們的展位傳達(dá)給公司的信息。為了幫助這個(gè)過(guò)程，我建議提供其他攤位的照片來(lái)幫助人們說(shuō)明無(wú)形的概念。這樣，他們就可以說(shuō)，“我想讓我們的展位像這個(gè)例子一樣”，或者“這張照片里的展位對(duì)我們的品牌來(lái)說(shuō)太冷了?！?/p>

?? ? ?最后，我們的工作小組應(yīng)該包括現(xiàn)場(chǎng)銷(xiāo)售代表和展臺(tái)工作人員，他們與客戶有聯(lián)系，也是展臺(tái)的工作人員，這意味著他們擁有大量的信息，可以幫助我們規(guī)劃我們的新展覽。

?? ? ?3。確定潛在的展覽場(chǎng)所

?? ? ?在1月和2月期間，我研究了展覽館，并編制了一份清單，列出了7個(gè)我認(rèn)為可以滿足我們?cè)O(shè)計(jì)、施工和服務(wù)需求的展區(qū)。然后我參加了北美在線展覽，一個(gè)為展覽和活動(dòng)專(zhuān)業(yè)人士舉辦的教育會(huì)議和博覽會(huì)，在那里我與幾家新的展覽公司進(jìn)行了交談，并在我們的潛在公司名單上增加了4家。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):雖然我希望盡可能多地找到可行的展覽公司，并確?！巴昝赖墓尽辈粫?huì)被遺漏，但我不應(yīng)該在最后四家公司中加入。雖然這些公司在任何方面都不缺乏，但它們的加入使總數(shù)達(dá)到11家，數(shù)量太多，難以有效管理。

?? ? ?因此，與其像我們一樣向11家公司發(fā)放RFI，不如對(duì)每家公司進(jìn)行徹底的調(diào)查，并進(jìn)行口頭采訪，以幫助縮小這個(gè)領(lǐng)域的范圍，使其更易于管理。

?? ? ?4。開(kāi)發(fā)并發(fā)布RFI

?? ? ?我們的團(tuán)隊(duì)從我們的AE和問(wèn)題開(kāi)發(fā)的模板出發(fā)，創(chuàng)建了一個(gè)五頁(yè)的RFI，詢問(wèn)了九個(gè)主要類(lèi)別的信息:

?? ? ??一般信息:公司有全球影響力嗎?它雇傭了多少人?它的企業(yè)理念是什么?

?? ? ??賬戶團(tuán)隊(duì):由團(tuán)隊(duì)有多少客戶可能分配給我們的賬戶嗎?什么(如果有的話)是分包的?

?? ? ??技術(shù)和設(shè)計(jì):設(shè)計(jì)師目前員工多少?在過(guò)去的三年里，公司在展覽設(shè)計(jì)或相關(guān)工作中獲得了哪些獎(jiǎng)項(xiàng)?安裝和拆卸是否外包?公司提供庫(kù)存跟蹤能力嗎?

?? ? ??客戶/展會(huì)經(jīng)驗(yàn):公司有其他客戶在我們的行業(yè)或部門(mén)?公司前10大客戶是誰(shuí)?過(guò)去一年，該公司在哪些國(guó)家開(kāi)展業(yè)務(wù)?

?? ? ??定價(jià):公司定價(jià)的哲學(xué)是什么?目前的制造、倉(cāng)庫(kù)處理、圖形設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)等費(fèi)用是多少?租賃展覽是一種選擇嗎?

?? ? ??財(cái)務(wù)狀況:公司的Dun & Bradstreet評(píng)級(jí)是什么?在可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)，公司預(yù)期的收入增長(zhǎng)水平是多少?

?? ? ??制藥行業(yè)細(xì)節(jié):有多少經(jīng)驗(yàn)公司有醫(yī)療行業(yè)的嗎?它最近在哪些醫(yī)療展覽上制作和/或安裝了展品?

?? ? ??附加信息:人格特質(zhì)描述公司的企業(yè)文化?公司會(huì)選擇什么動(dòng)物來(lái)代表自己?

?? ? ??引用:也許我們能聯(lián)系誰(shuí)關(guān)于他們的經(jīng)驗(yàn)與該公司合作,特別是如果他們制藥行業(yè)的?

?? ? ?我們將RFI發(fā)送給挑選出來(lái)的11家公司，并提供了接收他們的提案的最后期限。當(dāng)我們收到提案后，我們分析了每一個(gè)提案與我們的目標(biāo)的對(duì)比，以及他們的反應(yīng)質(zhì)量和速度，并剔除了除五家之外的所有展覽公司。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):嚴(yán)格的截止日期是關(guān)鍵，因?yàn)?1家公司中只有8家達(dá)到了這個(gè)期限。作為一名展覽經(jīng)理，我能理解繁忙的日程安排，但如果一家展覽公司在我們的生意還沒(méi)有敲定之前就無(wú)法滿足我們的第一個(gè)最后期限，我只能猜測(cè)，在我們有錢(qián)之后，它會(huì)錯(cuò)過(guò)多少最后期限。因此，定義和強(qiáng)制執(zhí)行截止日期允許我快速而輕松地消除三個(gè)展覽屋，并更密切地關(guān)注剩下的八個(gè)。

?? ? ?我的RFI也太過(guò)詳細(xì)，因?yàn)樗a(chǎn)生了大量難以篩選的信息，使我們的團(tuán)隊(duì)很難識(shí)別關(guān)鍵的差異并按時(shí)完成任務(wù)。所以盡可能地精簡(jiǎn)你的RFI，專(zhuān)注于對(duì)你和你的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)較重要的領(lǐng)域。

?? ? ?5。創(chuàng)建RFP

?? ? ?在RFI過(guò)程中，我們利用我們的研究和我們的工作小組開(kāi)發(fā)的信息和需求，同時(shí)創(chuàng)建了RFP。這是我們的RFP的六個(gè)部分。

?? ? ??公司概述:這包括我們公司的描述,其產(chǎn)品和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,我們的使命聲明中,核心價(jià)值觀,組織結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵企業(yè)信息,企業(yè)標(biāo)志和PMS的顏色,和他們使用的要求。

?? ? ??營(yíng)銷(xiāo)策略:我們總結(jié)一般品牌營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃和產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)信息,包括關(guān)鍵銷(xiāo)售和營(yíng)銷(xiāo)抵押品,促銷(xiāo)活動(dòng)策略,印刷廣告,競(jìng)爭(zhēng)配置文件的每個(gè)公司的產(chǎn)品。

?? ? ??挑戰(zhàn)/目的:本部分詳細(xì)的現(xiàn)有財(cái)產(chǎn)的問(wèn)題,以及我們新建立的功能和設(shè)計(jì)目標(biāo)。

?? ? ??服務(wù):我提供的服務(wù)的概述我們需要在接下來(lái)的三到五年,包括總體賬戶管理,存儲(chǔ)我們的展位屬性,國(guó)際展示可能的庫(kù)存管理等。

?? ? ??照片:在這里,我們共享現(xiàn)有的圖像屬性,包括各個(gè)元素和細(xì)節(jié)。

?? ? ??預(yù)算:我們選擇共享一般預(yù)算范圍為項(xiàng)目而不是一個(gè)確切的數(shù)字。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):一開(kāi)始,我們想保留所有預(yù)算信息,有兩個(gè)原因:1)我們不希望我們的預(yù)算限制設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造性過(guò)程,和2)我們害怕一個(gè)展覽的房子只會(huì)拍一個(gè)價(jià)格標(biāo)簽相當(dāng)于我們的預(yù)算設(shè)計(jì),不管展臺(tái)的實(shí)際價(jià)值。

?? ? ?然而，我們也知道設(shè)計(jì)師需要一個(gè)指導(dǎo)方針，所以在我們發(fā)送RFP之前，我們包含了一個(gè)大致的預(yù)算來(lái)提供一些靈活性。我們還強(qiáng)調(diào)，設(shè)計(jì)師應(yīng)該包括所有他們可以收集的贊美元素，而不考慮成本，因?yàn)槿绻麄兊膭?chuàng)意能力得到保證，我們會(huì)考慮超出預(yù)算限制。

?? ? ?我推薦這個(gè)大致的策略，因?yàn)樗鼮樵O(shè)計(jì)師提供了足夠的框架來(lái)開(kāi)發(fā)一些參數(shù)，但也給他們一些空間來(lái)展示他們的創(chuàng)造力。

?? ? ?6。發(fā)出招標(biāo)書(shū)

?? ? ?然后，我們將RFP連同一份保密協(xié)議(基本上是聲明我們不會(huì)分享他們的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，他們也不能分享我們的知識(shí)產(chǎn)權(quán))和一種接受形式一起發(fā)送給了5家展覽公司。自報(bào)價(jià)流程需要一個(gè)相當(dāng)大的各方承諾,完成的驗(yàn)收(包括我們作為我們r(jià)tf文檔的最后一頁(yè),并要求將其簽署的公司的代表,回到我們通過(guò)傳真或電子郵件)向我表明展覽房子進(jìn)入RFP過(guò)程和打算跟進(jìn)完成。

?? ? ?RFP附帶了一些補(bǔ)充說(shuō)明和信息。例如，求職信列出了所有響應(yīng)RFP的競(jìng)爭(zhēng)公司，并提供了一個(gè)最后期限，在此期限內(nèi)，他們必須提交額外的問(wèn)題和要求澄清。然后它解釋說(shuō)，我們將在特定日期前回答每個(gè)問(wèn)題，并復(fù)制所有公司的每個(gè)問(wèn)題和答案。

?? ? ?RFP還包含了關(guān)于公司應(yīng)如何應(yīng)對(duì)的詳細(xì)說(shuō)明。例如,它解釋了我們將看到在報(bào)告及其建議長(zhǎng)度,我們需要看到在寫(xiě)作,有多少冊(cè)要求和格式,將出席的人的列表,可用的視聽(tīng)設(shè)備,等。另外,我們要求所有創(chuàng)造性的概念提出之前,獨(dú)立于任何價(jià)格信息。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):雖然接受的形式可能沒(méi)有法律約束力，但我們希望的不僅僅是握手，以確保每家公司對(duì)這一過(guò)程的承諾;否則，我們會(huì)有很多其他公司很樂(lè)意簽署這份表格。因此，我鼓勵(lì)您在RFP中包含類(lèi)似的元素，以確定每個(gè)展廳是否打算響應(yīng)。如果公司沒(méi)有退回此表格，如果公司的政策或采購(gòu)部門(mén)要求有最少數(shù)量的投標(biāo)人，您可能需要重新考慮是否將RFP發(fā)送到以前已被淘汰的展覽公司。

?? ? ?我們知道，一旦公司收到rfp，當(dāng)代表們?cè)噲D找出他們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手時(shí)，電話線路就會(huì)嗡嗡作響。因此，我們沒(méi)有把所有的公司都列在求職信上，而是把它們都列了出來(lái)。這一策略不僅清除了電話線，還讓公司能夠在與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)中展示自己的優(yōu)勢(shì)——這反過(guò)來(lái)又讓我們能夠更容易地比較它們。

?? ? ?對(duì)收到的問(wèn)題和我們的答復(fù)有一個(gè)明確的時(shí)間表，這也允許我們?cè)u(píng)估每個(gè)公司滿足最后期限的能力;此外，我們的及時(shí)回應(yīng)顯示，我們也可以堅(jiān)持我們的談判立場(chǎng)。

?? ? ?保持問(wèn)答過(guò)程的透明有助于公平競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，因?yàn)槲覀兿Ｍ械墓径加型瑯訙?zhǔn)確的信息來(lái)創(chuàng)建他們的設(shè)計(jì)。這種公開(kāi)的交流讓展覽公司對(duì)他們提出的問(wèn)題以及他們?nèi)绾翁岢龅膯?wèn)題三思而行，因?yàn)闆](méi)有人愿意透露他們?cè)谧鍪裁础?/p>

?? ? ?此外，問(wèn)答過(guò)程是一個(gè)節(jié)省時(shí)間的過(guò)程，因?yàn)樗柚刮覀円槐橛忠槐榈鼗卮鹜瑯拥膯?wèn)題。然而，這可能會(huì)阻止一些公司建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。如果沒(méi)有我們的信息共享過(guò)程，也許有一家公司會(huì)提出幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，讓它能夠開(kāi)發(fā)出比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更好的設(shè)計(jì)，并讓我們看到它的分析能力。所以要權(quán)衡透明度的利弊，決定哪種方法能讓你對(duì)回應(yīng)公司有較好的了解。

?? ? ?將創(chuàng)意與成本分開(kāi)也是關(guān)鍵。當(dāng)你在管理層成員面前提到一美元的時(shí)候，他們之后似乎什么都沒(méi)聽(tīng)到。通過(guò)把重點(diǎn)放在創(chuàng)意概念第一和美元數(shù)字第二，我們可以更好地評(píng)估整個(gè)項(xiàng)目，而不是被標(biāo)簽震驚所震驚。

?? ? ?7。查看財(cái)務(wù)和參考資料

?? ? ?當(dāng)這些公司在做他們的提案時(shí)，我們的會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)每一家公司進(jìn)行了財(cái)務(wù)檢查，發(fā)現(xiàn)它們都信譽(yù)良好。與此同時(shí)，我們開(kāi)始聯(lián)系所有35位推薦人，問(wèn)他們同樣的問(wèn)題。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):盡管進(jìn)行參考審查很乏味，而且僅僅與繁忙的展覽經(jīng)理溝通是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，但這讓我大開(kāi)眼界。我們不僅了解了每家公司的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，而且還完全消除了其中的一個(gè)。顯然，該公司沒(méi)有花時(shí)間去查看自己的參考資料，因?yàn)閰⒄股虉?bào)告說(shuō)，他們感覺(jué)自己就像被丟在一個(gè)滿是鯊魚(yú)的大池塘里自生自滅的小魚(yú)，而這正是我們希望避免的情況。

?? ? ?8。執(zhí)行網(wǎng)站訪問(wèn)

?? ? ?在進(jìn)行參考調(diào)查后，我們參觀了五家展覽公司中的四家，不包括我們目前的展覽公司。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):倉(cāng)庫(kù)是一個(gè)遍布世界各地的倉(cāng)庫(kù)，所以對(duì)我們來(lái)說(shuō)，參觀是一個(gè)機(jī)會(huì)，可以花更多的時(shí)間與公司代表見(jiàn)面，了解其員工的總體態(tài)度，感受每一家公司的質(zhì)量、服務(wù)和效率。

?? ? ?令人驚訝的是，有一家公司在我們的實(shí)地考察中把我們完全吸引住了。我們見(jiàn)過(guò)每個(gè)人，從晚上看門(mén)人到首席執(zhí)行官;此外，我們的整個(gè)訪問(wèn)被塑造成一個(gè)完整的項(xiàng)目，圍繞夏季野餐的主題組織起來(lái)。因此，我認(rèn)為有必要將你現(xiàn)有的公司包括在網(wǎng)站訪問(wèn)中，以確保它有同樣的機(jī)會(huì)展示自己。

?? ? ?9。分析報(bào)告

?? ? ?當(dāng)公司需要展示他們的設(shè)計(jì)時(shí)，工作小組使用計(jì)分卡來(lái)評(píng)估每一個(gè)提案。計(jì)分卡使用了一個(gè)計(jì)分系統(tǒng)，一個(gè)是“可接受”，五個(gè)是“非常好”。團(tuán)隊(duì)成員被要求根據(jù)以下九個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為公司的陳述打分:

?? ? ??靈活性:展位適應(yīng)不同的空間和產(chǎn)品嗎?

?? ? ??功能:設(shè)計(jì)容納一個(gè)互動(dòng)活動(dòng),theater-type設(shè)置,高流量的贈(zèng)品,等等?

?? ? ??總體設(shè)計(jì):整體設(shè)計(jì)如何幫助我們溝通的形象,信息,有效地和品牌?

?? ? ??賬戶團(tuán)隊(duì):團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)性適合我們公司,他們都有足夠的經(jīng)驗(yàn)來(lái)把我們的程序到下一個(gè)水平?

?? ? ??總計(jì)劃:展覽房子提供一套服務(wù),如在線庫(kù)存管理;節(jié)目前期、后期及后期的推廣活動(dòng);測(cè)量工具;等等?

?? ? ??制藥經(jīng)驗(yàn):公司及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有足夠的經(jīng)驗(yàn)在我們這個(gè)行業(yè)嗎?

?? ? ??融資選擇:支付、租賃和/或租賃條款符合我們公司的需求嗎?

?? ? ??成本:成本是必要的,在我們的預(yù)算范圍嗎?

?? ? ??金融穩(wěn)定:公司的財(cái)政出現(xiàn)相當(dāng)穩(wěn)定嗎?

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):記分卡幫助我們組織我們的思想，加強(qiáng)一般的感覺(jué)。事實(shí)上，使用它們可以讓我們根據(jù)另一家公司令人絕望的最低點(diǎn)來(lái)淘汰它。然而，特遣部隊(duì)成員的分?jǐn)?shù)差異如此之大，團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的重要性有如此不同的意見(jiàn)，以至于計(jì)分卡在我們的決策中并不是一個(gè)重要的因素。相反，它只是我們的另一個(gè)工具。底線:用記分卡作為討論每個(gè)公司的高低點(diǎn)的指南，而不是作為最終的決定因素。

?? ? ?10。選擇并通知贏家和輸家

?? ? ?在最后一次報(bào)告的24小時(shí)內(nèi)，工作隊(duì)提交了他們的分?jǐn)?shù)，我們將結(jié)果制成表格。到那周結(jié)束時(shí)，我們已經(jīng)評(píng)估了我們的分?jǐn)?shù)和意見(jiàn)，最終選定了一家我們認(rèn)為最能滿足我們需求的公司。

?? ? ?我們立即通知獲勝公司;然而，我們也給剩下的公司發(fā)了一封信，解釋他們沒(méi)有贏得我們的業(yè)務(wù)，并特別說(shuō)明了為什么我們選擇了另一家公司而不是他們的。隨后，我們給每一家未被選中的公司打了私人電話，重申了信件的細(xì)節(jié)，并感謝了代表們的時(shí)間。

?? ? ?在通知獲勝公司后不久，我們邀請(qǐng)公司代表到我們的辦公室與我們的整個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)面，包括產(chǎn)品經(jīng)理、商業(yè)管理、展覽管理等。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):盡管這些電話和信件似乎是在浪費(fèi)時(shí)間，但對(duì)我們個(gè)人而言，它們是整個(gè)過(guò)程的關(guān)鍵部分。很明顯，我們不喜歡把壞消息告訴別人，但是考慮到他們?cè)谶@個(gè)過(guò)程中所付出的時(shí)間、金錢(qián)和情感投入，我們不想讓失去的公司得到相當(dāng)于一封“絕交信”的東西。事實(shí)上，我們覺(jué)得我們欠他們的，我們認(rèn)為我們可以通過(guò)一些建設(shè)性的批評(píng)來(lái)平衡比分，他們可以利用這些批評(píng)來(lái)提高自己，并希望贏得下次的競(jìng)標(biāo)。公司對(duì)我們的跟進(jìn)感到驚喜，非常感謝。

?? ? ?11。準(zhǔn)備執(zhí)行摘要

?? ? ?一旦我們的團(tuán)隊(duì)選擇了我們的新展廳，我們就為管理層撰寫(xiě)了一份長(zhǎng)達(dá)一頁(yè)的執(zhí)行報(bào)告，簡(jiǎn)要地解釋了整個(gè)booth-building過(guò)程——包括我們過(guò)去擁有什么，我們需要什么，提出了什么計(jì)劃，我們的推薦以及我們的理由。然后我們把總結(jié)發(fā)給了商業(yè)發(fā)展副總裁和首席執(zhí)行官，他們很快批準(zhǔn)了收購(gòu)。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):雖然這個(gè)總結(jié)只花了我們大約一個(gè)小時(shí)來(lái)完成和交付，但是它為我們節(jié)省了幾周甚至幾個(gè)月的時(shí)間。我們不需要向命令鏈中的多個(gè)人員解釋RFP過(guò)程的每個(gè)細(xì)節(jié)，而是直接帶著一份很容易在一次簡(jiǎn)短的會(huì)議中消化的文檔來(lái)到頂部。在收到總結(jié)后的兩周內(nèi)，管理層就簽署了新版本，我們就上路了。

?? ? ?除了構(gòu)建

?? ? ?即使是計(jì)劃最周密的過(guò)程也容易出現(xiàn)一兩個(gè)問(wèn)題。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，我們最主要的過(guò)失與山姆大叔有關(guān)。在決定新建筑的首個(gè)年度預(yù)算時(shí)，我們的新展覽館問(wèn)我們打算如何支付展位的銷(xiāo)售稅。哦!我們忘了在預(yù)算中包括銷(xiāo)售稅，而且一路上沒(méi)有人提到過(guò)。之前我們從來(lái)沒(méi)有建過(guò)新展位，所以我們永遠(yuǎn)不會(huì)遇到這個(gè)問(wèn)題。然而，經(jīng)過(guò)一番調(diào)查，我們的會(huì)計(jì)部門(mén)決定，我們會(huì)在展位準(zhǔn)備好的前兩次納稅，我們重新分配預(yù)算中多個(gè)領(lǐng)域的資金，以應(yīng)對(duì)財(cái)政監(jiān)督。我們也被處理掉舊房產(chǎn)的成本和麻煩弄得措手不及。當(dāng)我們?cè)噲D通過(guò)一家經(jīng)紀(jì)公司出售展品時(shí)，我們最終還是付錢(qián)給了之前的展覽公司來(lái)銷(xiāo)毀它們。下次，我們會(huì)從展覽館得到一個(gè)估價(jià)，在建造一個(gè)新的展臺(tái)之前，我們會(huì)四處尋找其他的選擇。

?? ? ?盡管在此過(guò)程中我們遇到了一些意想不到的挑戰(zhàn)，也學(xué)到了一些艱難的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，但RFP過(guò)程對(duì)我們公司來(lái)說(shuō)還是很有幫助的。我希望它能給你帶來(lái)盡可能多的好處，讓你的購(gòu)物之旅盡可能不痛苦。但是要記住，搭建一個(gè)展臺(tái)和分娩很像——通常會(huì)有很多艱苦的工作和痛苦，但是幾個(gè)星期后，你忘記了痛苦，把所有的精力都集中在你的新嬰兒展臺(tái)上。

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