展會物流管理的具體策略—展品運輸代理與保險

　　運輸代理與保險

　　國際展覽運輸協(xié)會對現(xiàn)場運輸代理的業(yè)務(wù)標準有明確的規(guī)定，規(guī)定主要體現(xiàn)在聯(lián)絡(luò)、海關(guān)手續(xù)以及搬運操作三個方面。

　　(1)聯(lián)絡(luò)。聯(lián)絡(luò)的第一要求是語言。國際展覽運輸協(xié)會現(xiàn)場運輸代理成員必須會說流利的英語、德語、法語以及展覽會舉辦國或地區(qū)的主要語言。協(xié)會要求現(xiàn)場運輸代理能夠與客戶的大部分人員進行交談。現(xiàn)場運輸代理必須在展覽會場設(shè)立全套的辦公設(shè)施，提供詳細、有效的郵政地址，參展企業(yè)要在展覽會前后把運輸單證文件(提單、海關(guān)文件等)直接寄給現(xiàn)場代理。

　　(2)海關(guān)手續(xù)?，F(xiàn)場工作最重要的是辦理海關(guān)手續(xù)。根據(jù)海關(guān)規(guī)定，現(xiàn)場代理可能還需擔保或交保證金.海關(guān)對進出口手續(xù)都有一定的要求，辦理人員必須在規(guī)定的時間期限內(nèi)提供參展企業(yè)的全套準確文件，事先通知并準確地表述和申報。

　　(3)搬運操作。協(xié)會代理必須熟悉現(xiàn)場，并在展覽施工和拆除期間能隨時使用合適設(shè)備和有經(jīng)驗的搬運工?，F(xiàn)場代理有責(zé)任事先預(yù)計到非常規(guī)、大尺寸的物品的運輸裝卸問題，并應(yīng)當準備好特殊設(shè)備。

　　現(xiàn)場搬運操作的成功完全在于現(xiàn)場代理，現(xiàn)場代理必須事先協(xié)調(diào)好所有參展企業(yè)的搬運要求，并提前將相應(yīng)的安排通知組織者和所有參展企業(yè)。這樣就能避免參展企業(yè)提出計劃工作之外的搬運要求，或提出臨時遇到的問題。

　　(4)保險。為確保展品安全準時到達，除了與運輸代理公司簽署責(zé)任合同外，還應(yīng)與保險公司簽署保險合同。

　　展覽涉及的險別比一般人想象的多，包括展覽會取消險、展會推遲險、雇工責(zé)任險、運輸險、戰(zhàn)爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾資任險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險、醫(yī)療保險等。參展企業(yè)可根據(jù)規(guī)定和需要選擇險別投保。

　　保險最重要的是單證和保險單，其他可能使用的單證有受損報告書等。