展會接待服務(wù)

　　隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，展會業(yè)也迅猛發(fā)展，但競爭也日益激烈?，F(xiàn)在各個展會場館在硬件方面的差距不斷縮小，同類主題的展會越來越多，參加者有了越來越大的選擇余地。展會能否提供優(yōu)越的、個性化的服務(wù)，就成為參展商重點考慮的內(nèi)容。國內(nèi)許多展覽場館在硬件上已經(jīng)超過香港、新加坡，有的甚至不比德國的差，但在展會主辦權(quán)的爭奪上卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于他國，最重要的原因之一便是服務(wù)缺位。

　　新加坡在2003年共舉辦500個會議，所帶來的經(jīng)濟(jì)效益超過29億元人民幣，成為亞洲第一大會議城市。如果按場館的面積以及數(shù)量計算，中國的展會業(yè)和新加坡相比，恐怕是有過之而無不及。面對這樣的市場競爭，新加坡旅游局耗資1.2億港元推出一個名為“新加坡做得到”計劃，推出各項酒店房租、機票和膳食折扣優(yōu)惠來吸引國際展會選擇新加坡;游說更多國際組織將總部遷往新加坡。新加坡的取勝法寶主要就是優(yōu)質(zhì)服務(wù)，而這正是中國展會企業(yè)所難以企及、也應(yīng)該奮起直追的。

　　飯店和展館如果不能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，比如不守信用、員工言行不當(dāng)以及未能對展會組織者的重要要求及時做出反應(yīng)等，就會失去客戶和市場。因而展會接待人員必須掌握必需的溝通技能和接待技巧。

　　在很多展會活動中，除了普通與會者和參展商外，還會出現(xiàn)一些特殊的客人，這其中包括VIP客人、隨同人員和新聞記者等。對于展會活動而言，能否為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)同樣是至關(guān)重要的。比如，雖然那些陪同前來的人員與展會本身沒有太多關(guān)系，但這是一個潛在的相當(dāng)有利可圖的旅游市場，而且對穩(wěn)定與會者的軍心、延長其逗留時間大有好處。如今，大部分展會都邀請代表們的配偶同來參加。根據(jù)美國一項最新會議市場調(diào)查報告，每年約有1100萬配偶出席各類大會及公司會議。展會服務(wù)人員應(yīng)該預(yù)先作好準(zhǔn)備來接待這些額外增加的客人，要像對待其他展會代表一樣重視這些隨同人員，專門為他們安排一些活動項目。如果有配偶在身邊，與會者在當(dāng)?shù)赝Ａ舻臅r間通常會更長一些，消費更多，而且基本上都會參加旅游。精明的會議策劃者還會在父母們忙于開會時，為小客人們安排一些兒童游戲和特色旅游，也會在家長空閑時提供一些適合全家旅游娛樂的活動。

　　飯店旅游銷售服務(wù)部經(jīng)理的職責(zé)是負(fù)責(zé)為客人提供團(tuán)隊及包租業(yè)務(wù)，并為展會客人提供旅游服務(wù)，其工作與旅行社、旅游批發(fā)商、旅游景區(qū)及交通運營公司緊密相連。負(fù)責(zé)此項工作的人通常善于組合旅游包價團(tuán)，并且在包價團(tuán)隊的定價和促銷上具有專長。要吸引更多的隨同人員，可以采取爭取展會組織者的支持、將飯店宣傳資料納人邀請函、直接向與會者發(fā)函、有針對性地發(fā)布廣告等策略。