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參展商如何進(jìn)行展會(huì)預(yù)算?

2010-07-26 00:00 來(lái)源: 字號(hào):【

  獨(dú)家策劃 :直擊4萬(wàn)億內(nèi)需政策下的投資機(jī)會(huì)

  盈拓展覽網(wǎng)訊 當(dāng)你想削減你的展會(huì)預(yù)算時(shí),首要原則是你想保留什么?

  削減展會(huì)預(yù)算是一件兩難的事情。公司管理層只會(huì)要求你削減預(yù)算,但是什么項(xiàng)目該保留,什么可以削減他們不會(huì)有明確的指示。這個(gè)責(zé)任就由負(fù)責(zé)參展的人員來(lái)承擔(dān)。這不是一件容易的事情,因?yàn)槿绻髁隋e(cuò)誤的決定,可能首先就會(huì)影響你的工作。

  對(duì)不同的公司和展會(huì)而言,決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的,并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時(shí),主管參展的經(jīng)理就會(huì)陷入困境之中,某些項(xiàng)目是必須保留不可更改的,但是什么又是可以犧牲的呢?

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  對(duì)某些公司來(lái)說(shuō),聚會(huì)就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的;對(duì)另一些公司來(lái)說(shuō),招待會(huì)對(duì)于建立和維系客戶(hù)關(guān)系是必須的,因此,都不可削減。新聞發(fā)布會(huì)對(duì)某些公司是不需要的奢侈品,但是對(duì)另一些公司來(lái)說(shuō),使媒體不斷的對(duì)公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。

  無(wú)論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么,我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么,這是從許多次的實(shí)驗(yàn)和錯(cuò)誤中總結(jié)出來(lái)的削減預(yù)算的重要規(guī)律。

  可以削減的預(yù)算

  在我們討論什么費(fèi)用必須支出之前,讓我們先看看什么費(fèi)用容易削減。有幾種方式可供選擇。

  1、盡量減少贈(zèng)品的費(fèi)用

  現(xiàn)場(chǎng)的展會(huì)管理者對(duì)此可能會(huì)有抱怨,但他們會(huì)理解的。

  無(wú)論如何,贈(zèng)送會(huì)使你產(chǎn)生這樣的想法“這個(gè)人可能不是我們的目標(biāo)客戶(hù)”,英特爾公司一位曾經(jīng)負(fù)責(zé)參展的專(zhuān)家這么認(rèn)為,他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項(xiàng)目。英特爾公司在展會(huì)上用于贈(zèng)送的花費(fèi)從5000美元到3萬(wàn)美元不等,特別在一些大型展會(huì)上,比如:在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個(gè)展會(huì)并送出相應(yīng)的贈(zèng)品,那么可能節(jié)約的費(fèi)用將達(dá)到6位數(shù)。

  即使你沒(méi)有參加那么多展會(huì),你也可以計(jì)算一下在贈(zèng)品方面節(jié)約的費(fèi)用:根據(jù)最近的一項(xiàng)調(diào)查,贈(zèng)品是提高預(yù)算的典型開(kāi)支,經(jīng)常占到展會(huì)預(yù)算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會(huì)時(shí)在贈(zèng)品上花費(fèi)了大約3萬(wàn)美元,占總的參展費(fèi)用的1.5%。

  2、降低展位清潔服務(wù)的費(fèi)用

  在一些小的展位上,比如說(shuō),10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位,一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上,如40×50、50×50或者50×70英尺的展位,可能有專(zhuān)門(mén)的清潔工人來(lái)清掃垃圾或者廢料。不過(guò)有經(jīng)驗(yàn)的管理者就會(huì)要求清潔工人在展位剛搭建好的時(shí)候來(lái)打掃一次,而不是每天有專(zhuān)人打掃。因?yàn)檫^(guò)了第一天之后,展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費(fèi)用一年平均每個(gè)展會(huì)可以節(jié)約1800美元到10000美元,而且也不會(huì)降低展位活動(dòng)的水準(zhǔn)。

  3、不租植物

  從這一項(xiàng)你可以節(jié)約250美元到1800美元。有的公司一年可以節(jié)約5000美元,展位也不會(huì)顯得沒(méi)有生氣。

  4、展位上少裝電話

  展位上的電話能滿足需要就行了。通常在展位上拉一根電話線要250美元開(kāi)銷(xiāo),如果少裝幾門(mén)電話就能減少很多費(fèi)用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經(jīng)批準(zhǔn)的長(zhǎng)途電話。

  不可削減的費(fèi)用

  每一個(gè)老練的展會(huì)管理者都會(huì)有自己的經(jīng)典原則,決定什么花銷(xiāo)是必須的,參展商也可以從這些經(jīng)驗(yàn)中學(xué)到更多。

  1、保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性

  這是參展致勝的法寶,一位資深的市場(chǎng)傳訊經(jīng)理認(rèn)為,參展商必須保證年復(fù)一年展會(huì)工作之間的關(guān)聯(lián)性。如果不注重這個(gè)規(guī)律,工作將充滿了不確定性。參展后跟蹤客戶(hù)將使你知道什么展會(huì)是高回報(bào)的,什么展會(huì)你可以不參加。如果參展商有一次沒(méi)有追蹤客戶(hù)信息,那么下次可能要花幾年的時(shí)間恢復(fù)這個(gè)信息并要多花成百上千的錢(qián)。

  2、持高水準(zhǔn)的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)聚會(huì)

  這是一條非常關(guān)鍵的經(jīng)驗(yàn),作為參展商一定要花時(shí)間面對(duì)客戶(hù)。不能削減客戶(hù)與你的管理層,關(guān)鍵銷(xiāo)售人員以及市場(chǎng)人員的會(huì)面機(jī)會(huì)。貿(mào)易展會(huì)是一種有效的與客戶(hù)溝通的方式。比如說(shuō)在Comdex展會(huì)上,英特爾公司的市場(chǎng)分析家要與來(lái)自世界各地的100多位客戶(hù)面談。如果要送一位高層管理人員去客戶(hù)所在的地方會(huì)面,平均每一次旅程大約需要花費(fèi)5000美元。而在Comdex上一位管理人員可以會(huì)見(jiàn)25個(gè)重要客戶(hù),這一項(xiàng)就可大約節(jié)約10萬(wàn)美元。在展會(huì)上公司高層與客戶(hù)見(jiàn)面能夠節(jié)約多少錢(qián)是很難估算的。想象一下,如果有10位公司高層管理人員在展會(huì)上與100位客戶(hù)見(jiàn)面,將節(jié)約多少費(fèi)用。
這么估算一下,貿(mào)易展會(huì)是一個(gè)很便宜的與客戶(hù)接洽的機(jī)會(huì)。
  3、重點(diǎn)產(chǎn)品的展示推廣費(fèi)用不可少

  重點(diǎn)產(chǎn)品信息的發(fā)布和宣傳費(fèi)用是不可缺少的。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)是發(fā)布產(chǎn)品信息的重要場(chǎng)所。當(dāng)然,新聞媒體也能做到這一點(diǎn),但是客戶(hù)不能親眼看到產(chǎn)品,也不能親身體驗(yàn)新產(chǎn)品。不過(guò),不是所有的展會(huì)都能做到讓顧客對(duì)公司以及公司的產(chǎn)品有直??練的專(zhuān)業(yè)人員,他們能夠用最有效的方式展示公司的明星產(chǎn)品,用最少的時(shí)間獲得最多的回饋,這筆預(yù)算是不可節(jié)約的?! ?/p>

   4、殷勤招待客戶(hù)  

   在展會(huì)上讓你的客戶(hù)高興是參展的主要理由之一。所以殷勤招待客戶(hù)的費(fèi)用不可少。參展商也許需要為此舉辦一些酒會(huì)或者活動(dòng),用來(lái)加固與客戶(hù)之間的聯(lián)系。一位參展商這么說(shuō)到:客戶(hù)是我們參展的理由,也是我們做生意的理由?! ?/p>

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