建立展會項目組織 - 展會工作人員確定

　　展會工作人員按性質(zhì)可分為籌備人員和展臺人員兩大類。籌備人員也被稱為后臺人員。主要包括設(shè)計、施工、展品陳列、運(yùn)輸、宣傳、公關(guān)、行政、財務(wù)等工作人員。展臺人員則可以稱為前臺人員，主要負(fù)責(zé)展臺前各方面的工作，包括接待觀眾、介紹產(chǎn)品、貿(mào)易洽談、簽訂合同、記錄情況、市場調(diào)研等。主要是公司營銷人員、設(shè)計師、生產(chǎn)技術(shù)人員以及服務(wù)于這些工作的接待和翻譯人員等?；I備人員和展臺人員需要保持緊密聯(lián)系，共同努力，以便協(xié)調(diào)完成展會工作。在展會組織中必須有一個負(fù)責(zé)全面工作的人員，稱為項目負(fù)責(zé)人或項目經(jīng)理，多由市場部、推廣部、產(chǎn)品開發(fā)部等部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

　　確定展會工作人員之后，還要進(jìn)行以下兩項具體工作。

　　1.人員分工

　　展會工作必須明確分工，一般由一人全面負(fù)責(zé)，其他人分工負(fù)責(zé)指定范圍的工作。

　　首先，要任命項目負(fù)責(zé)人，并授予相應(yīng)的職權(quán)。其職資是：確立展會目標(biāo);確定主要工作負(fù)責(zé)人;制定工作內(nèi)容和日程安排，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行工作內(nèi)容和日程的調(diào)整;編制、調(diào)整預(yù)算并控制經(jīng)費(fèi)開支;監(jiān)督、協(xié)調(diào)、管理各項工作的實(shí)施;參與評估和總結(jié)展會工作。

　　其次，根據(jù)需要確定各主要方面的分管人員。如展臺形象設(shè)計主管、服裝展品主管及營銷主管等。

　　再次，確定展臺負(fù)責(zé)人。在服裝行業(yè)機(jī)構(gòu)中，這一職責(zé)一般還是由項目負(fù)責(zé)人或營銷主管兼任。主要職責(zé)是：根據(jù)公司營銷戰(zhàn)略及展會目標(biāo),決定在展會上如何開展貿(mào)易工作;選擇展臺人員及安排展臺工作培訓(xùn);協(xié)調(diào)、監(jiān)借、管理展臺工作;安排跟進(jìn)展會后續(xù)工作。

　　人員分工可以用聯(lián)絡(luò)表的形式編印出來。其內(nèi)容包括人員姓名、職權(quán)、聯(lián)系方式等。同時，聯(lián)絡(luò)表也可用干公司以外的單位，例如展會設(shè)計公司、模特公司、運(yùn)輸公司、廣告代理公司等。

　　2.人員管理

　　對展會有關(guān)人員進(jìn)行有效管理是展會成功的基本保證。展會項目組織是臨時組建的機(jī)構(gòu)，其人員工作關(guān)系也是臨時的。這種臨時性很可能不會讓工作人員全力以赴，人員關(guān)系也較松散，合作起來比日常工作難度要大。如何將臨時組織的工作人員管理好，使臨時性的展會工作順利進(jìn)行，就需要做好選人和用人兩個環(huán)節(jié)。

　　選人就是挑選合適的展會人員。選擇展會工作人員應(yīng)從知識、經(jīng)驗、能力、性格方面進(jìn)行綜合考慮。對于服裝企業(yè)而言，展會人員抓要具有一定的服裝面料、工藝、審美等基本專業(yè)知識，又要了解公司服裝產(chǎn)品的市場定位、營銷方式等知識和經(jīng)驗。根據(jù)這些偷要選擇和培訓(xùn)最為適宜的人員。能力主要指協(xié)調(diào)、合作、交際等方面的能力，這些能力對展會工作很重要。展會人員的性格也很關(guān)鍵，積極主動、認(rèn)真仔細(xì)、不急不躁、善與人交往的人較適合做展會工作。

　　用人就是指如何管理人員，是從管理者角度出發(fā)。用人既要用科學(xué)的方法，又要用藝術(shù)的手段?？茖W(xué)的方法主要是指分工、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和評估;藝術(shù)的手段主要指鼓勵、表揚(yáng)、獎賞、批評和處罰等，這屬于精神上的管理。由于展會工作的臨時性，管理人員多傾向于用表揚(yáng)、獎賞等積極手段，以調(diào)動展會人員的積極性和主動性。