剛剛選定參加歐洲的一個專業(yè)展覽會并報名參加來展示您的產(chǎn)品：現(xiàn)在工作開始了，您得以專業(yè)水平準備參加這個展覽，以便在您的競爭對手中脫穎而出，不管是中國的還是外國的。您的目標是最大限度地吸引有可能購買您產(chǎn)品的參觀者到您的展臺來參觀。
請注意：您的參觀者不會自己過來參觀：需要吸引他們過來，并說服他們認為您的產(chǎn)品是最好的。
法則一：制訂計劃
在出發(fā)前精心準備一個倒計時計劃一旦您選定即將參加的展覽會，就需要制訂一個倒計時計劃，并將它張貼到企業(yè)相關(guān)部門，以便所有員工隨時可見，不至于遺漏相關(guān)步驟：
12個月之前
選擇一個展覽會任命一個“展覽會項目”主管；
編制項目預(yù)算報告；
確定展臺位置；
選定即將參展的產(chǎn)品；
尋找篩選目標客戶群。
9個月之前
設(shè)計展臺；
準備展覽材料(包裝)；
預(yù)定水電接入；
預(yù)定展臺服務(wù)(清洗、電話租用、因特網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)等)；
確定溝通、傳播計劃；
首次向挑選后的展覽參觀單位寄出宣布參加該展覽的小冊子。
1個月之前
發(fā)送邀請；
發(fā)送產(chǎn)品及相關(guān)提單／文件；
發(fā)送新聞通稿。
法則二：為參加展覽組建一個特別團隊
考慮到企業(yè)品牌形象，代表您的企業(yè)參加展覽的員工隊伍必須精心挑選。對負責展臺的團隊的挑選
取決于參展企業(yè)的財力和它希望建立的形象。
這個團隊可以包括：
技術(shù)、商務(wù)人員負責向觀眾介紹參展產(chǎn)品的優(yōu)點；
一個或多個導(dǎo)游小姐，確保觀眾與商務(wù)人員建立對話／聯(lián)系；
一個翻譯。
導(dǎo)游小姐和翻譯可以由展覽主辦單位提供。最好在展覽開始前對導(dǎo)游小姐進行培訓(xùn)，讓她們熟悉貴公司的團隊成員及其各自職責，以便她們到時候把觀眾引導(dǎo)到正確的接待人員面前。
負責運作的項目主管一定要堅守展臺。在員工中選擇這個“展覽會項目”主管時，最好選擇一個英文流利甚至最好能講展覽會所在國語言的人來擔當。如果展覽會團隊的員工中沒有一個人能夠講英語，那么您至少得選擇一個有到歐洲參加展覽經(jīng)驗的同事來擔當主管。
團隊人員中不論是否有過參展經(jīng)驗，在去參展前都需要進行培訓(xùn)。讓每個人都了解企業(yè)的目標非常重要，因為他們會感到自己在這個新的任務(wù)中扮演著重要角色。另外，在展覽會上推銷產(chǎn)品跟平常的業(yè)務(wù)談判其實是一樣的。這個概念在培訓(xùn)時一定要考慮到，尤其是在與客戶交談的方式、面對競爭者時如何行事、談話時應(yīng)有的原則以及信息跟蹤等方面。
參加一個展覽會是一次艱苦的考驗，尤其是體能方面，所以應(yīng)該選擇那些積極主動、充滿活力的員工在展覽會期間擔任您的形象大使。一般來說，一個3到5人組成的團隊規(guī)模是最理想的．因為這樣可以確保展臺上始終能夠有兩個人在場。
法則三：讓大家了解自己，獲得最大數(shù)量的觀眾
參加展覽會，您的首要任務(wù)是在目標市場中獲得知名度。為擴大展臺的觀眾流量，有必要提前對這個活動進行宣傳、溝通。以下是您可以用來在參展準備階段進行對外宣傳、溝通的一些手段。
郵寄資料
就是向所有潛在客戶寄送資料。其中內(nèi)容可以是您的企業(yè)即將參加這個展覽，同時附上展臺位置(展館及展臺號)。也可以再附上一個小冊子以及參觀展覽或展覽會期間所搞活動(雞尾酒會、報告會、有獎競賽等)?？梢苑謨纱渭乃瓦@些材料。第一次是在兩個月之前，可以短信的形式通知大家您即將參展。第二次是兩周之前，可寄送邀請函并提醒大家您要參展。分兩次寄送材料更能確保較高的反饋率。請不要忘記邀請與您業(yè)務(wù)領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)媒體記者。
展覽會的正式目錄
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