展會運(yùn)輸：遲到總比不到好

?? ? ?在貿(mào)易展覽會上，最后一刻的出貨量有時是不可避免的。以下是快速跟蹤貨運(yùn)的選項(xiàng)。

?? ? ?在一個完美的世界里，所有的貿(mào)易展貨運(yùn)都會在惡劣的天氣，機(jī)械故障或人為錯誤的一天中上路，從而讓您選擇最便宜，最可靠的方式讓它準(zhǔn)時到達(dá)展會現(xiàn)場并完好無損。可悲的是，展覽經(jīng)理并不是生活在一個完美的世界里。通常情況下，某些情況，人員或供應(yīng)商會在您的計(jì)劃中間拋出一把扳手，而您仍然爭先恐后地爭取備份計(jì)劃以重新回到正軌。

?? ? ?那么，當(dāng)你有一個必須要去展會的貨物，它仍然坐在公司碼頭上時，你會怎么做？如果您無法在展會城市找到替代品，請進(jìn)行整理。創(chuàng)建包含所有需要運(yùn)送的物品的清單，包括其包裝（例如，盒子，板條箱，滾動視聽情況，圖形管）和尺寸。記錄每個包裝的重量以及貨物的總重量。

?? ? ?還要確定在裝運(yùn)需要在展會現(xiàn)場之前你有多少時間。在“最后一刻”之前剩下多少天（或幾小時）變得“為時已晚”？而且，如果您是國際運(yùn)輸，請按順序獲得所需的文書工作。在下一步時，您必須考慮所有這些信息：確定以下哪個選項(xiàng)最適合您的需求。

?? ? ?1.不要發(fā)貨

?? ? ?在進(jìn)行最后一分鐘發(fā)貨之前，先看看你發(fā)貨的情況，并確定它是否真的是關(guān)鍵任務(wù)。問自己以下問題：如果我不發(fā)送，或者我發(fā)送它會發(fā)生什么，而且它沒有及時到達(dá)那里？什么是最佳和最壞情況？通過回答這些問題并權(quán)衡您的決定的利弊，然后在恐慌中跑到聯(lián)邦快遞辦公室，您不僅可以節(jié)省您的理智，還可以節(jié)省大量現(xiàn)金。在這里，是一些工作（按項(xiàng)目細(xì)分），以幫助您回避最后一分鐘的航運(yùn)攤牌。

?? ? ?營銷宣傳材料。當(dāng)涉及到抵押品文獻(xiàn)時，無論你將多少箱裝到展會上，你通常都會留下剩菜。因此，在向會議中心發(fā)送數(shù)百磅紙張之前，先問問自己是否可以隨身攜帶足夠的紙張，然后在快速打印店（例如FedEx Office，Office Depot等）打印所需的剩余數(shù)量。 ） 當(dāng)你到達(dá)。事實(shí)上，這個選項(xiàng)非常普遍，會議中心附近的一些快速印刷商店甚至可以免費(fèi)送到展會場地的大廳。

?? ? ?如果您覺得自己沒有機(jī)會參加這樣的商店，請考慮在展會開始時減少運(yùn)送抵押品。例如，您可以跳過硬拷貝抵押品，轉(zhuǎn)而使用鏈接到公司網(wǎng)站上的產(chǎn)品信息的URL來分發(fā)名片。或者您可以在展覽城市購買彩色打印機(jī)，并在展覽中按要求打印文獻(xiàn)。另一個選擇是發(fā)送抵押品作為銷售人員使用的后續(xù)工具，而不是每個參加展覽的參展者的展位內(nèi)現(xiàn)場講義。

?? ? ?展覽圖形。如果您需要在最后一分鐘打印圖形，您可以聯(lián)系該展會的一般服務(wù)承包商（GSC）。它可能有一個本地圖形制作工具，可以在貿(mào)易展開幕前打印，交付和安裝它們，消除最后一刻的運(yùn)費(fèi) - 并避免一旦這些圖形到達(dá)就會收取材料處理費(fèi)。根據(jù)時間范圍，這也可以減少或消除急速生產(chǎn)費(fèi)用，因?yàn)镚SC通常設(shè)置為最后一刻的打印。

?? ? ?如果您的圖形很簡單（使用簡單的徽標(biāo)和排版，而不是大量的圖像等），您可以使用快速打印店。通過這條路線，提前致電商店詢問其生產(chǎn)能力和時間框架，并確認(rèn)它可以提供適當(dāng)?shù)幕?，層壓和安裝介質(zhì)（如膠帶或鉤環(huán)緊固件）。

?? ? ?地毯。展覽地毯是一個實(shí)用的組件，它到達(dá)您的展位空間相對容易理所當(dāng)然。但我曾經(jīng)不得不在現(xiàn)場租用地毯。當(dāng)然，我無法獲得所需的確切顏色，以匹配確保安全和聲音的地毯，所以我不得不即興創(chuàng)作并訂購兩個10英尺的條帶，以互補(bǔ)的顏色定位在我的展覽的每一端。它比為整個展覽租用地毯便宜，它讓我們在等待交付我們的端條時，可以獲得更復(fù)雜的展位中心區(qū)域。因此，在您將面團(tuán)熬到隔夜的那兩塊地板之前，您忘記在初始裝運(yùn)中包裝，確定租賃是否是可行的 - 并且可能更便宜 - 選擇。

?? ? ?展品組件。如果您遺漏了完成展覽安裝所需的物品（例如桿子，支架或架子），請檢查是否有本地展覽館帶有相同品牌的部件，可以出售或借給您部件你需要。并且在您發(fā)送最后一分鐘的貨物之前，請與您的現(xiàn)場安裝人員交談，因?yàn)橥ǔＧ闆r下，它會有一個或兩個創(chuàng)新的修復(fù)。

?? ? ?2.使用小型包裹運(yùn)營商

?? ? ?如果您決定要運(yùn)輸貨物，請考慮使用小型包裹運(yùn)輸公司（例如UPS，F(xiàn)edEx，DHL Worldwide等）。請咨詢您的運(yùn)輸部門，以幫助您根據(jù)運(yùn)輸需要和運(yùn)輸公司的交貨時間表確定哪種運(yùn)輸公司是最佳選擇。不幸的是，當(dāng)涉及到不同的運(yùn)營商將接受什么，他們將如何運(yùn)送您的貨物，或者他們將貨物運(yùn)送到目的地需要多長時間時，沒有一個通用的答案。

?? ? ?例如，假設(shè)您決定使用小型包裝運(yùn)輸船運(yùn)輸三個42磅重的紙箱（總運(yùn)輸重量為126磅），使用選定的承運(yùn)人“不遲于上午10點(diǎn)”。送貨方式。以下是可能發(fā)生的四件事，所有這些都會影響您的交貨時間和材料處理成本：

?? ? ?情景一。您的紙箱（在運(yùn)輸公司的預(yù)印標(biāo)簽上標(biāo)有“1/3”，“2/3”和“3/3”）在運(yùn)輸過程中分開，并在三輛不同的卡車上到達(dá)展會（除非您將它們碼垛或捆綁在一起）。如果您的三個包裹未合并，您的物料處理成本將會增加，因?yàn)槊總€單獨(dú)的包裹將以200至300磅的材料處理最低費(fèi)用單獨(dú)出貨，這將反映在您的發(fā)票中。

?? ? ?換句話說，代替你的三個42磅重的盒子計(jì)算一次總重126磅 - 并且花費(fèi)你一個200磅的最低費(fèi)用 - 你的包裹最終會花費(fèi)你三個200到300磅的最低費(fèi)用。對于126磅重的貨物，這高達(dá)900磅的處理費(fèi)用。

?? ? ?如果您遺漏了完成展覽安裝所需的物品（例如桿子，支架或架子），請檢查是否有一個本地展覽館有同一品牌。

?? ? ?情景二。您選擇的小型包裹運(yùn)輸船于上午9:59到達(dá)，貨物從拖車后部鏟到一個特殊的專用碼頭上，僅適用于小型包裹運(yùn)輸船 - 整個貨物只有一個簽名。

?? ? ?在這種情況下，您將無法準(zhǔn)確跟蹤貨運(yùn)在展會現(xiàn)場的實(shí)際到貨時間。當(dāng)您嘗試確定物品的位置時，承運(yùn)人會說它按時交付貨物，而GSC只能告訴您它尚未出現(xiàn)在其系統(tǒng)中。而且由于GSC不會讓你通過一堆盒子找到你的包裹，你基本上回到原點(diǎn) - 盡管你的最后努力，但是缺少了你需要的項(xiàng)目。

?? ? ?情景三。您的交貨延遲，因?yàn)榈竭_(dá)碼頭的最新貨物將由GSC的物料處理人員處理。該過程可能需要幾個小時到一整天，具體取決于貨物到達(dá)的時間，正在處理的小包裹貨物的數(shù)量以及分配給任務(wù)的物料處理人員的數(shù)量。因此，即使您的貨物在上午10點(diǎn)到達(dá)，也可能無法處理并在當(dāng)天結(jié)束前送到您的展位。

?? ? ?情景四。您的入境貨運(yùn)需要額外的文件，因?yàn)樾“羞\(yùn)人不提供GSC認(rèn)可的單一文件作為入境提單。因此，每件貨物必須稱重（通常以便攜式秤）并在GSC批準(zhǔn)的表格上記錄，然后才能送到您的展位。由于您的包裹將在替代文件確認(rèn)收到您的運(yùn)費(fèi)及其相應(yīng)的重量之后才會交付，因此您的送貨將被延遲。

?? ? ?鑒于這些最糟糕的情況，較便宜且更及時的選擇可能是運(yùn)送到展會城市的小型包裹運(yùn)營商辦公室，假設(shè)您的運(yùn)費(fèi)不是那么笨重，以至于您無法單獨(dú)處理。此外，如果您在下訂單時選擇電子郵件通知，您將收到一封確認(rèn)貨件交付的電子郵件。然后，您可以在收到包裹后立即自行取貨。這個選項(xiàng)可以避免數(shù)百美元的材料處理費(fèi)（只要您可以將您的貨物運(yùn)到展廳），避免在會議中心獲得您的包裹的等待時間，并且特別適合小型和輕量貨。

?? ? ?3.使用展會運(yùn)輸承運(yùn)人

?? ? ?這些航空公司專門從事空運(yùn)或加急貿(mào)易展運(yùn)費(fèi)，熟悉處理“我需要它昨天”的貨物。如果您與空運(yùn)承運(yùn)人建立了現(xiàn)有關(guān)系，現(xiàn)在是時候打電話尋求幫助了。作為供應(yīng)商在我的貿(mào)易展覽生涯早期提醒我，展示運(yùn)費(fèi)不是時間敏感的，它是時間關(guān)鍵，沒有人比專用于快速發(fā)貨和準(zhǔn)時交貨的運(yùn)營商更好地理解這一點(diǎn)。

?? ? ?當(dāng)您致電您的運(yùn)輸代理商時，請向他或她提供所有可用的詳細(xì)信息（即貨物的重量和大小，包裝類型以及到達(dá)目的地所需的停機(jī)時間）。然后，您的代理人將不得不進(jìn)行一些研究，以確定哪種空運(yùn)選項(xiàng)最適合您的情況。

?? ? ?根據(jù)您必須將貨物運(yùn)送到目的地的時間長短，您可能需要首先考慮地面運(yùn)輸。您有兩種選擇：空運(yùn)/加急承運(yùn)人或貨車線。

?? ? ?地面交通可能需要更長時間，但如果您使用面包車線路，您可能可以為車輛申請一對司機(jī)。一個司機(jī)一天可以承受的里程數(shù)受到管制，但是通過擁有兩名司機(jī)，您的運(yùn)費(fèi)可以達(dá)到每天兩倍的里程。

?? ? ?使用空運(yùn)，加急卡車或廂式貨車的優(yōu)點(diǎn)是運(yùn)費(fèi)將通過單一提單到達(dá);因此，您只需對整批貨物的實(shí)際重量進(jìn)行物料處理，四舍五入至最接近的百磅，而不是通過具有多個最小重量的小包裝運(yùn)輸船同時到達(dá)的單件物料。

?? ? ?時間恰到好處

?? ? ?無論您選擇何種交通方式，都不要忘記考慮額外的時間，因?yàn)榧词鼓倪\(yùn)費(fèi)在展會城市如期到達(dá)，也需要更多時間從機(jī)場或卡車終端到展會場地，通過編組站的物料搬運(yùn)過程，到碼頭，然后送到您的展位。根據(jù)您在展示設(shè)置期間的運(yùn)費(fèi)到達(dá)時間，您的卡車司機(jī)可以在編組站的一條線末端找到自己，等待在您的展覽附近分配碼頭空間 - 您縮短的時間窗口將縮短比展覽時間更快經(jīng)濟(jì)衰退期間的營銷預(yù)算。

?? ? ?如果你有幸在那個窗口猛烈關(guān)閉之前將你的貨物送到展會，請稍稍休息，然后輕拍自己。然后，查看導(dǎo)致最后一分鐘發(fā)貨的事件，并從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)。畢竟，如果你可以從你的錯誤中吸取教訓(xùn) - 或者讓你陷入這種運(yùn)輸困境的錯誤 - 你將來可以避免它們。

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