展會的彩排，讓你的展會更加精彩

?? ? ?想想看:我們有一個舞臺(展覽);腳本(關(guān)鍵信息、資格問題、電梯演講和產(chǎn)品信息);演員(展臺工作人員);道具(信息性圖形、產(chǎn)品樣品、附屬文獻(xiàn)、引導(dǎo)書和贈品);演講(演講和演示)。最后但并非最不重要的是，我們有制作人和導(dǎo)演(又名展覽經(jīng)理)精心策劃了整個演出，希望得到行業(yè)展會參與者和高層的贊揚(yáng)和積極評價。

?? ? ?正如任何制片人或?qū)а荻紩嬖V你的那樣，與你的演員的天賦和技能相比，成功完成一場獲獎演出的可能性呈指數(shù)級增長。幸運(yùn)的是，當(dāng)聚光燈打向你的演員時，你可以控制他們的表演，這要?dú)w功于一個叫做booth-staff training的小工具。把它看作是大型演出前的最后一次——通常也是唯一一次——彩排。

?? ? ?作為展覽和活動經(jīng)理,我們往往忘記兩件事關(guān)于我們展會的工作人員:1)他們可能不經(jīng)常執(zhí)行這個“代理”的角色,可能不像我們在貿(mào)易展覽環(huán)境舒適(特別是如果你的展覽工作人員更改為每個顯示),和2)根據(jù)與他們共享的信息量,員工可能不了解,與會者,展覽大廳,目標(biāo)市場,甚至公司的展覽。

?? ? ?事實上，大多數(shù)公司根本沒有在booth-staff培訓(xùn)上投入足夠的時間和資源。如果你的項目是這樣的，你至少可以在兩個基本的培訓(xùn)階段提供基礎(chǔ)知識:展會前的會議和展位內(nèi)的培訓(xùn)。預(yù)演會是你的參展商營銷開幕之夜的彩排，你的現(xiàn)場指導(dǎo)會是你在幕布開始前在后臺做的最后一個全體演員的宣布。

?? ? ?我整理了一份培訓(xùn)手冊來指導(dǎo)你的員工完成下一份工作。以下信息可以幫助你在展會前安排一次會議，讓你的新秀展臺工作人員立刻表現(xiàn)得像演藝界的專業(yè)人士。

?? ? ?斷一條腿

?? ? ?我喜歡在演出開始的前一天在酒店里舉行最后一次演出前的會議——不要和展位內(nèi)的情況搞混——我的大部分員工(如果不是全部的話)都住在那里。它很方便，通常比在展示廳舉辦更私密，而且在食物和飲料方面通常比會議中心便宜。如果可能的話，將演出前的會議納入員工的旅行計劃(或者通知任何協(xié)調(diào)公司員工旅行的人，說必須出席)，以確保每個人都能按時到場。如果你不能在演出前一天主持預(yù)演會議，你可以在第一天的早餐時間舉行。我也把這次培訓(xùn)稱為“展覽回顧”或“培訓(xùn)”。我發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我這樣做的時候，資深/資深員工不太可能不愿意參加。

?? ? ?預(yù)演會議可以涵蓋以下大綱中包含的任何或所有項目。你應(yīng)該包括取決于經(jīng)驗水平和團(tuán)隊人員展覽規(guī)模,當(dāng)前行為/結(jié)果你想改變通過培訓(xùn)、節(jié)目的觀眾的期望,展示和推廣項目的規(guī)模和復(fù)雜性,之前和員工的可用性來滿足。為了幫助您入門，我使用了一個大綱，其中包含了可以在展會前會議上討論的信息類型。

?? ? ?歡迎信息

?? ? ?為有效的培訓(xùn)做準(zhǔn)備的第一步是讓員工知道你得到了高層管理人員的支持。除非你的攤位員工直接向你匯報，否則你的員工可能不會認(rèn)真對待培訓(xùn)。畢竟，你可能不是他們的老板，那么他們?yōu)槭裁匆o你時間呢?這聽起來很幼稚，但相信我，這是一種常見的態(tài)度。由于這個原因，我希望有一個來自高層管理人員(或者是參加展會的最高級別人員)的人以包含以下信息的歡迎信息開始培訓(xùn)。

?? ? ?向每個員工解釋你可衡量的公司目標(biāo)。如果你的員工不知道你對他們的期望是什么，或者你的公司希望在貿(mào)易展上取得什么成績，比起你表達(dá)你的期望并要求他們參與進(jìn)來，他們不太可能實現(xiàn)目標(biāo)。

?? ? ?展示公司的關(guān)鍵信息。不要只是大聲讀出來然后繼續(xù)前進(jìn)。強(qiáng)化這些原則，直到員工像了解自己的手背一樣了解他們。這是你的展覽腳本，而你的展臺工作人員需要舒服地傳達(dá)他們的臺詞。

?? ? ?加強(qiáng)管理層對展覽計劃的承諾和支持——畢竟，他們是為展覽買單的人，而且很可能是最初決定在展覽會上展出的人。他們的支持對你項目的成功至關(guān)重要。如果你得到了高層管理人員的支持，你就不會有意見分歧?；仡檯⑴c展會的時間和資金投入。我發(fā)現(xiàn)，一旦員工們意識到貴公司的承諾，他們就會覺得攤位工作不是一件苦差事，而是一種工作責(zé)任。

?? ? ?提醒員工，他們是代表公司的大使;因此，專業(yè)行為在任何時候、任何地點(diǎn)都是需要的。

?? ? ?對工作人員的努力、長時間工作以及在演出期間不在家和不在辦公室的情況表示感謝。被低估的員工不太可能對你項目的成功投入。

?? ? ?Exhibit-Staff介紹

?? ? ?介紹將在你的展覽制作中扮演一個角色的演員陣容。這并不需要什么特別的東西——你只是想讓員工知道他們將和誰一起工作。事實上，我喜歡保持簡短，通常只涉及以下兩個動作。

?? ? ?給每個人分配一些時間來回答一些關(guān)于他們自己的問題(如姓名、辦公地點(diǎn)、在公司工作的時間長短、產(chǎn)品專長領(lǐng)域等)。

?? ? ?向展臺工作人員介紹具體任務(wù)/角色(展臺領(lǐng)班、公關(guān)聯(lián)絡(luò)、展臺演示主持人、競爭情報采集者、飛蚊等)。顯然，對于展臺工作人員來說，知道誰將在展會上做什么是很重要的，這樣他們就可以把參會者、媒體成員、其他參展商等直接介紹給合適的人。

?? ? ?戰(zhàn)略回顧

?? ? ?重要的是所有員工理解的原因-貴公司是出現(xiàn)在一個特定的節(jié)目。他們既需要知道應(yīng)該期望什么，也需要知道應(yīng)該期望什么。

?? ? ?討論展覽，它的參加者簡介，和預(yù)期的參加者人數(shù)。你還需要列出公司的目標(biāo)受眾簡介，這樣員工們就可以了解公司最感興趣的聽眾類型。

?? ? ?審查VIP客戶/潛在客戶的名字，并提供任何特別的指示。例如，高層管理人員或特定的銷售人員可能希望在貴賓經(jīng)過展臺時得到通知。

?? ? ?解釋展覽主題，并與你的關(guān)鍵信息(如果適用的話)聯(lián)系起來，這樣員工們就可以把詳細(xì)信息傳遞給與會者。

?? ? ?展示公司的售前、售中、售后營銷策略和相關(guān)的促銷活動。重要的是，展位工作人員要了解你的展覽營銷策略的所有組成部分，因為他們可能需要回答參會者關(guān)于他們的問題。

?? ? ?頭腦風(fēng)暴和回顧前一個節(jié)目中最常見的問題，以了解與會者想知道的信息。然后和展臺工作人員分享這些問題的答案。理想情況下，你會在最后一次展會后進(jìn)行展會后的回顧，并且你已經(jīng)確定了這些常見問題。如果答案是否定的，那就問問員工，他們在過去相同或類似市場的時裝秀上回答了哪些問題，并準(zhǔn)備好回答一些你預(yù)計他們會在即將到來的時裝秀上被問到的問題。

?? ? ?在任何困難或敏感的問題上(如成本、質(zhì)量、生產(chǎn)時間表、負(fù)面新聞等)確定公司的合作路線。你不希望展位的工作人員在質(zhì)量控制問題上不小心泄露了機(jī)密信息，或者延遲了產(chǎn)品的發(fā)布。

?? ? ?根據(jù)產(chǎn)品線的復(fù)雜性，分發(fā)口袋大小的夾層備忘單，包括產(chǎn)品信息(包括對目標(biāo)受眾的好處、特性、應(yīng)用程序、規(guī)格、可用性、價格等)。這些快速參考指南為那些可能不記得所有細(xì)節(jié)的員工提供了故障保險。

?? ? ?Boothmanship

?? ? ?你的展覽很可能是許多與會者對你公司的第一印象，所以加強(qiáng)這些基本行為準(zhǔn)則是很重要的。

?? ? ?審查在展會現(xiàn)場銷售(員工必須與其他參展商競爭，爭取潛在客戶和客戶的時間和關(guān)注)和在現(xiàn)場銷售(員工通常擁有客戶和潛在客戶的全部關(guān)注)之間的區(qū)別。

?? ? ?當(dāng)涉及到在展臺與參加者互動時，傳遞成功的語言和非語言的溝通技巧，包括參與、排位賽、陳述、獲得后續(xù)承諾、記錄信息和離開。

?? ? ?如果可以的話，加入角色扮演。這將幫助你的員工適應(yīng)與潛在客戶和客戶互動的想法。

?? ? ?討論積極和消極的肢體語言。我無法告訴你，有多少次，我看到參會者飛快地走過一個擠滿員工的展覽，他們雙臂交叉，背對著過道。微笑，眼神交流，看起來像你想聽到與會者說什么。不要拘謹(jǐn)?shù)卣驹凇熬臁被颉败娙恕钡奈恢蒙?，也不要和其他職員在封閉的圈子里交談。這并不是說你在展覽會上不能自言自語，只是要確保你是朝著過道走的，這樣你就能留意過往的行人。

?? ? ?提出三到四個合格問題以及一個三到四個句子的電梯演講。這樣的話，任何參加展覽的人都可以與你展覽的任何工作人員取得聯(lián)系，并得到一個關(guān)于你是誰以及你做什么的一致的、正確的信息。

?? ? ?加強(qiáng)不該吃東西的行為，例如:不吃、不喝、不嚼口香糖、不打電話、不查收郵件、不讀書等等。它們很俗氣。

?? ? ?客房服務(wù)細(xì)節(jié)

?? ? ?由于展臺工作人員在任何一個展臺上都有不同水平的展會經(jīng)驗，我喜歡涵蓋所有的基礎(chǔ)知識，比如日程安排、運(yùn)輸、注冊等。以下信息可能看起來很基本，但作為展臺經(jīng)理，提供這些信息是你的職責(zé)。記住，你要為演出的成功負(fù)責(zé)。因為你的展位工作人員不知道從酒店到會議中心怎么走，所以倒在地上不值得冒險。

?? ? ?指導(dǎo)工作人員何時何地在參展商登記處領(lǐng)取徽章(如果你在展會前沒有向工作人員發(fā)放徽章)。雖然經(jīng)驗豐富的員工可能會自己摸索出注冊柜臺，但新手可能會不知所措。

?? ? ?查看展會的日期、時間，以及員工需要在什么時候到場。討論一下，如果員工在指定的時間里遲到或生病，無法到場，他們該怎么辦。這樣的話，你就能更好地調(diào)整方向，確保他們的班次也包括在內(nèi)。我總是在每班都安排一些臨時員工，以防意外的缺席和最后一分鐘的日程變動。

?? ? ?審查工作人員時間表和特別活動時間表(如果適用)，以及它將在展覽期間張貼在哪里。

?? ? ?提供地面交通的選擇，方向(如果步行或開車)，以及從酒店到會展中心需要多長時間的估計。如果展臺的工作人員要依靠往返展覽廳的展覽班車，這就特別有幫助了，因為他們通常要花更長的時間，而且要在途中多次停留。

?? ? ?如果你在使用展臺制服(比如品牌襯衫)，要加強(qiáng)公司的著裝要求。在培訓(xùn)期間分發(fā)制服是鼓勵員工參加培訓(xùn)的一個好方法——如果他們沒有制服，他們會在展會期間顯得很突出。

?? ? ?指出個人物品的展覽空間是有限的。你可不想把錢包、筆記本電腦和其他私人物品放在戶外。它不僅會讓你的展品顯得凌亂不堪;這不是安全的。

?? ? ?討論一天結(jié)束后的匯報會議的時間安排(和地點(diǎn))，以檢查當(dāng)天展覽中哪些是有效的，哪些是無效的。這些匯報是一個從你的團(tuán)隊得到反饋的好時機(jī)，也是一個腦力激蕩所有必要的中途修正的好時機(jī)。

?? ? ?檢查展品拆卸的時間表和職責(zé)。展臺的工作人員有一種在展覽結(jié)束前消失的方式，所以提前分配任務(wù)可以確保你的工作人員在你需要的時候出現(xiàn)。

?? ? ?作為一名展覽經(jīng)理，在你的日程表上增加員工培訓(xùn)可能是你最不想做的事情，但是有一個準(zhǔn)備好的展臺員工最終會得到回報。不管在百老匯發(fā)生了什么，沒有真正的嘗試就沒有商業(yè)上的成功。

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